Op een prachtige nazomer middag op 6 september j.l. verzamelden de deelnemers zich rond 13.00 voor een goed gesprek over grijze voorraad. De deelnemers vertegenwoordigen bedrijven die vooral projectmatig werken. De omvang van projecten kent grote variatie maar zijn meestal kapitaalintensief. Per project wordt voor grote sommen geld ingekocht. Ingekochte goederen die na afloop van een project niet verbruikt zijn, merken de deelnemers aan als grijze voorraad. Daarbij is het voor het ene bedrijf vooral een issue dat goederen fysiek niet meer traceerbaar zijn en voor het andere dat goederen (in financieel opzicht) niet meer geregistreerd zijn.
Een groot verschil zit in de mate waarin bedrijven registreren. Een bedrijf heeft haar processen en procedures zo ingericht dat grijze voorraad zichtbaar is en ook dat er actief gestuurd wordt op het (her)gebruik ervan. Hierdoor is de omvang van de voorraad inzichtelijk en lukt het om ong de helft van de voorraad opnieuw in te zetten. Deze opbrengst rechtvaardigen ruimschoots de kosten die het bedrijf maakt voor het draaien van de processen.
Tijdens de discussie komt naar voren dat de grond om grijze voorraad aan te pakken verschilt. Duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen is niet voor iedereen het uitgangspunt. Maar een echte business case hoeft ook vaak niet gemaakt te worden om ermee aan de slag te gaan. Het calvinistische gevoel van ‘weggooien is zonde’ wordt breed genoemd als motivator om iets met grijze voorraad ‘te doen’.
Ook aanwezige (ERP) systemen hebben grote invloed op de werkwijze rondom grijze voorraad. Tegen de verwachting in blijken bijvoorbeeld de registratie en integratie in MRP runs niet tot de standaard opties te behoren.
Gesproken werd ook over het beste moment waarop fysiek afscheid van grijze voorraad kan worden genomen. Financieel afwaarderen in één, maar het fysiek verschrotten is nog een heel ander verhaal.
Dat cultuur en persoonlijke voorkeuren veel invloed hebben op werkwijzes en dat hierin grote verschillen tussen mensen zijn maakt de aanpak vaak niet makkelijker. Vraag 10 medewerkers of een artikel verschrot kan worden, dan is er altijd wel 1-tje die vindt dat het nog bruikbaar is en daarom niet weg kan.
Het beste advies voor grijze voorraad bleek te zijn: ‘Niet teveel inkopen!'
Het ronde tafelgesprek had een prettig, informatief en onderhoudend verloop. Op individueel niveau krijgt de bijeenkomst zeker een vervolg.
