Green ordering met groene EOQ's

Door: Rogier Zoun, Supply Chain Consultant Gordian Logistics Experts

In het kader van het SLF jaarthema ‘Green & Resilient’ werd al eerder het innovatieblad carbon footprinting geschreven. Daarin werd onder andere beschreven dat in de service logistiek de footprint kan verminderen door het aanpakken van bestellingen bij leveranciers. Maar hoe kan je hier invloed op uitoefenen via de bestelparameters? Welke strategieën kan je daarbij volgen en als belangrijkste: 'hoe zorg ik nog steeds voor zo laag mogelijke kosten'. In dit artikel bespreken we een methode om het aantal bestellingen te beïnvloeden met een nieuwe hoogte van de bestelhoeveelheid, de ‘groene’ EOQ.

Kosten van de orderhoeveelheid

In de bepaling van de orderhoeveelheid maken we een afweging van twee type kosten.

Voorraadkosten
De kosten van het aanhouden van voorraad zorgt ervoor dat we minder grote bestellingen willen plaatsen. De voorraadkosten bestaan uit drie verschillende onderdelen:

• Ruimte
  Dit gaat over opslagkosten. Hoeveel kost het om je magazijn draaiende te houden en daarin een onderdeel op voorraad te leggen. Daarbij moeten we alle kosten van het magazijn meenemen, dus niet alleen de ‘huur’ van het magazijn maar ook de kosten van het magazijnpersoneel.
• Rente
  De Rente is momenteel vrij laag, maar we kunnen dit aspect ook vertalen naar ‘cashflow’, aangekochte voorraad is namelijk geld op de balans dat je niet kan uitgeven. Voor een spare parts assortiment is het gezond dat onderdelen gemiddeld maximaal een half jaar in het magazijn liggen voordat ze worden uitgegeven.
• Risico
  Als laatste hebben we nog het Risico aspect, het meest relevant voor de service logistiek. Door de onzekerheid in de vraag en onderhoudsprojecten komt het vaak voor dat artikelen niet meer nodig zijn of incourant worden. Onderdelen worden in dit geval verschroot, met kapitaal vernietiging als resultaat. Het risico op incourantie is voor snel of vaak bewegende artikelen kleiner dan voor langzaamlopers.  
   

Orderkosten
De kosten van het plaatsen van een order hebben juist weer een vergrotend effect op de bestelhoeveelheid. Wanneer orderkosten hoog zijn, willen we graag minder vaak bestellen. Om dezelfde voorraadbeschikbaarheid te garanderen moeten we hogere bestellingen plaatsen. Orderkosten bestaan uiteraard grotendeels uit de transportkosten van een bestelling, maar ook in de interne afhandeling worden kosten gemaakt.

• Het magazijn moet de order ontvangen, controleren en opbergen
• Finance beoordeeld de factuur
• Planning beoordeeld het besteladvies, plaatst de order en monitort dit

Door al deze onderdelen komen veel bedrijven al snel op een orderkosten niveau van rond de 75-100 euro per order. Dit kan uiteraard verschillen per type product. Orderkosten voor een relatief duur artikel zijn hoger dan voor goedkopere artikelen – al is het maar omdat het verwervingsproces voor duurdere artikelen veel meer aandacht vraagt van inkopers.

Een 'groenere' bestelmethode

Hoe zorgen we er nu voor dat we onze bestelmethode groener kunnen maken, zonder dat de kosten uit de pan schieten? Het voorstel is om te sleutelen aan de formule van de economische orderhoeveelheid.

Een ‘groene’ EOQ

Een veelgebruikte orderhoeveelheid methode is de EOQ formule (Economic Order Quantity). Hiermee berekenen we de optimale balans tussen de orderkosten en de voorraadkosten. Hieronder ter opfrissing van het geheugen deze bekende formule. Bovenin de gemiddelde kosten van 1 order (K), hoe hoger deze kosten, hoe groter de EOQ wordt. Onderin zien we de voorraadkosten (H), deze zorgen er voor dat de EOQ verkleind. 

EOQ = 

D = Jaarvraag
K = Order kosten van 1 inkooporderregel
H = Voorraad kosten (een percentage van de waarde van het artikel voor 1 jaar opslag)

Wanneer we de orderkosten van een individuele regel verhogen, heeft dit effect op hoe vaak we gaan bestellen. Immers, hoe hoger de kosten, hoe minder vaak we een bestelling plaatsen.  In onderstaand voorbeeld voegen we een kostenelement toe aan de orderkosten voor het ‘groen’-effect.

EOQ = 

D = Jaarvraag
K = Order kosten van 1 regel
H = Voorraad kosten
G = ‘Groen’-kosten

Het definiëren van deze ‘groen’-kosten kan op verschillende manieren. Het makkelijkste is om gebruik te maken van een vaste penalty waarde per order. Reken je momenteel met €100 per order als orderkosten, verhoog deze dan met een extra penalty waarde van €100. Op deze manier zorg je ervoor dat de EOQ formule een hogere bestelhoeveelheid zal uitrekenen en daardoor minder vaak gaat bestellen.

Een zuivere methode is om gebruik te maken van de gemiddelde emissiekosten van de uitstoot van een transport. Stel we bepalen een taks van €10 per kg CO² uitstoot aan emissie kosten (Ê) en weten ook per order de hoeveelheid kg CO² uitstoot (c). Dan kunnen we deze extra kostenpost van Êc toevoegen in onze EOQ formule.

EOQ = 

D = Jaarvraag
K = Order kosten van 1 regel
Ê = Taks per kg CO² uitstoot
c = Gemiddelde kg CO² uitstoot per order
H = Voorraad kosten

Het groene optimaal

Een groene voorraadbeslissing hoeft dus niet perse geld te kosten. Met de juiste strategie kan je nog steeds een balans vinden tussen de verschillende soorten kosten. Afhangend van de huidige situatie kan het verminderen van het aantal orderregels zelfs lijden tot minder (order-)kosten, omdat deze orderkosten vaak worden onderschat kan dit nog onverwacht rendabel zijn. Kijk met een frisse blik naar de instellingen van je bestelmethode en misschien maak jij van het volgende besteladvies wel een GROENE ORDER.